Las reuniones, transversales y dinámicas


Una reunión puede ser una gran pérdida de tiempo y en las farmacéuticas, conscientes de ello, siguen hoy dos consignas claras, transversalidad y dinamismo, para evitar que esto pase y potenciar el reto contrario, que los encuentros laborales resulten muy efectivos. Reuniones cara a cara, con principio y fin programados, sin móviles y entre pocos asistentes ayudan a que sea posible.

 

Tienes una reunión. Esta notificación, tan común en el día a día de la empresa, puede ser muy mal recibida por parte de los profesionales, debido a la pérdida de tiempo e ineficacia que puede suponer su celebración, entre otros inconvenientes típicos de los encuentros laborales.

 

Como explica a F&I MaríaVilaraviz, directora del área pedagógica de la consultora de formación Adecco Training, “las  reuniones en el sector farma corren el riesgo de convertirse en un ladrón del tiempo en vez de una herramienta para compartir y operativizar el trabajo. Por ello, para ser efectivas tendrían que tener en cuenta una cuestión fundamental: la óptima gestión del tiempo”, señala. Por eso, las farmacéuticas tratan por todos los medios de que las reuniones sean lo más constructivas y efectivas posible. ¿Cómo?  Dolores Mateos, directora de Bioindustrias y Farmacia de la consultora Antares Consulting, apunta seis claves básicas (ver T gráfico en noticia completa) para que una reunión sea fiel a su sentido, la productividad. Además, aporta dos objetivos específicos de los laboratorios: “La transversalidad y el dinamismo son dos objetivos claros que distinguen a las farmacéuticas del resto de sectores”, explica a F&I.

 

“El entorno de la industria farmacéutica y la propia industria están cambiando mucho y rápidamente”, asegura Mateos, y eso hace que sea necesario compartir información, tomar decisiones y solucionar problemas de negocio de manera continua, haciendo participar a distintas funciones e integrando también las nuevas. “Por transversalidad me refiero a que, cada vez más, los grupos de trabajo los integran personas de diferentes áreas funcionales.


Además, se están desarrollando funciones comoMarket Access (no nueva pero en continuo desarrollo) o responsables de pacientes, que se integran en estos grupos y en las tomas de decisiones”. Sobre el dinamismo, más que nunca, “la eficiencia y agilidad son imprescindibles” y son herramientas complementarias útiles “una agenda, cañón y portátil, flipchart o pizarras, wifi o conexión a internet, así como videoconferencia o teleconferencia”.


En una sociedad en la que cada día se mueve mucha información y muy rápido, como dice Vilaraviz, las reuniones deben mejorar la “digestión” informativa y operativizar los canales de creación con los que nos movemos”. Y es clave recordar que los móviles están prohibidos.


Respetar el tiempo

 

Para la directora de Antares, una reunión debería durar como mucho una hora y media: “Es lo ideal”, señala. Por eso es  importante convocarla cuando no rompa el resto del día a los participantes, y tratar de cumplir dos máximas: “Deben durar el menor tiempo posible y respetarse la hora de comienzo y fin, controlando los tiempos”. Por eso, añade, hay que asegurar que cada punto consta del tiempo suficiente, pero no más”.

 

Comparte la opinión de Mateos Amparo Martins, socia directora de Desarrollo de Negocio de la consultora Servizia que, sin embargo, considera válidas “dos reuniones de 75 minutos, con un descanso de media hora en medio”. Superado este umbral, “se tienden a producir crispaciones”, explica a F&I. Para Vilaraviz, en cambio, “más de 2 horas de duración restaría  la eficacia y la operatividad de la propia reunión”, dice.

 

Martins cree que la duración necesaria se lograría con un “orden del día estandarizado y que distinga bloques para resolución de problemas, toma de decisiones, situado al principio (75 minutos) e información sobre la marcha de cada departamento (unos 15 minutos)”. Con respecto a las comidas de negocios, según Martins, sirven para fortalecer las relaciones, y son estratégicas para fidelizar clientes y cerrar negocios. “No deben tratarse temas puntuales o números, esas conversaciones deben quedar en la oficina”.


La tendencia avanza, no obstante, en otro sentido, apunta Mateos: “Cada vez hay menos reuniones de mesa y mantel y esto es particularmente claro en la industria”, dice, y, añade “en las comidas se suelen tratar colaboraciones, generación de contactos, networking, etcétera, y cada vez hay más formatos alternativos”. Entre esos foros, hay que destacar la  telepresencia, que supone ahorro “de desplazamientos, dietas y alojamientos, a la empresa; de tiempo, al empleado, y de combustibles”, comenta Martins. No obstante, según un estudio de la cadena hotelera Hilton, las reuniones cara a cara son más eficaces que las virtuales: “Para el 83 por ciento de los encuestados las relaciones interpersonales siguen siendo decisivas”, añade. Es decir, se llevan las reuniones cara a cara, de pocos invitados y que sean rentables en el tiempo.

 

La rueda de Deming o el mensaje de que reunirse es un proceso constructivo sin fin 

 

W. Edwards Demingm, gurú de la calidad de la industria japonesa en los años 50, creó la Rueda de Deming, concepto aplicado a las reuniones y representación gráfica del Kaizen (proceso de mejora continua). “La rueda transmite el mensaje de que la mejora continua es un proceso interminable. Los cuatro pasos -Plan, Do, Check, Act o Planear, Hacer, Controlar,
Actuar- se usan en los encuentros laborales para poner el acento en la búsqueda de la excelencia a través de la elaboración y la aplicación de mejores prácticas (best practices).


Fuente: Correo Farmacéutico
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Evento  21 de junio de 2016
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